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Compte Rendu Des Réunions Skype Du Club

39 messages dans ce sujet

Réunion N°1 du 19/01/2016

Objet :

  • Transmissions d’infos des réélus vers les nouveaux élus.

  • Fonctions de chacun.

  • Documents notes de frais (de Thomas vers Glenn).

  • Evènements et rassemblements.

  • Projets boutique (idées de nouveaux supports ou objets boutique).

  • Bulletin 11.

  • Carte de Membre et de vœux.

  • FTP.

  • Divers.

Heure de début de la réunion : 20h.

Rédaction du CR: Super5GL1986 Le 19/01/2016

Compte rendu :

  1. Gestion des notes de frais.

  • Les paiements boutiques sont centralisés chez le secrétaire.

  • Il envoie au trésorier ces derniers pour encaissement.

  • Les notes de frais éventuelles seront soumises une fois par mois (fin de mois) du secrétaire vers le trésorier pour remboursement (virement si accord trésorier ou chèque)

  • Mise en place d’un fichier de suivi des recettes et des notes de frais par SuperCinci.

  1. Transmission ancien -> nouveau bureau.

  • Modification préfecture : Xeror à transmit les infos à Frasanor 44, ce dernier va prendre contact avec la sous préfecture Chateaubrilland.

  • Transmission des comptes de la société générale en cours. Action SuperCinci.

  • Assurance : fait à 90% par Frasanor. Paiement 2016 OK.

  1. Rassemblements 2016.

  • Les topics des rassemblements seront ouverts dés que possible en deux phases : ceux du premier semestre dès aujourd’hui, ceux du second semestre dans un second temps. Cheurpé aura la charge de ces actions et de mettre à jour les différentes dates et informations.

  • Le rassemblement annuel sera entièrement remanié. La date et le lieu seront fixés par le bureau d’ici mi février. Pour les activités et l’hébergement, un topic de préparation sera ouvert dans la section « café du club » pour que les membres du club uniquement puissent donner leur avis sur ces sujets + mail associé.

  1. Projet boutique 2016.

  • Validation des objets suivants : briquets... Nous gardons quelques surprises :)

  • Disque de stationnement 3 en 1.

  1. Carte de membre

  • Nouveau design à définir et valider ASAP par ERMI pour la carte de membre.

  • ...

  1. FTP.

  • Le FTP ne sera la que pour les éléments de partage avec les membres (téléchargement des docs officiels).

  • Les autres échanges entre membres du bureau se feront par mail.

  1. Bulletin n°11.

  • Le bulletin devra être rédigé par le nouveau bureau au plus tard mi février.


Modifié par Super5GL1986
Modification titre topic + déplacement
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Merci pour ce petit compte rendu. On ressent que vous êtes bien impliqués dans votre tâche.

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Merci pour ce petit compte rendu. On ressent que vous êtes bien impliqués dans votre tâche.

Merci kellogg de ton commentaire , le groupe est au travail et est motivé . Apprendre a se connaitre , apprendre a connaitre le fonctionnement du club est essentiel . Une seconde reunion est prevue sous 15 jours afin de repondre au plus proche aux attentes de chacun , meme si nous le savons tous ce n est pas toujours chose facile .

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:top: Bon boulot les gars, et bon courage pour la suite :top:
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Merci pour ce petit compte rendu. On ressent que vous êtes bien impliqués dans votre tâche.

:+1: , le 1er d'une longue série :top:

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:top:
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Merci kellogg de ton commentaire , le groupe est au travail et est motivé . Apprendre a se connaitre , apprendre a connaitre le fonctionnement du club est essentiel . Une seconde reunion est prevue sous 15 jours afin de repondre au plus proche aux attentes de chacun , meme si nous le savons tous ce n est pas toujours chose facile .

Tout a été dit, une très bonne réunion c'est essentiel je pense ;)

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Réunion N°2 du 02 février 2016

PRESENTS :

Frasanor 44 – Président/Trésorier

Super5GL1986 – Secrétaire / Chargé

BoutiqueSuperCinci – Trésorier

Ermi – Webmaster / Chargé Visuel
Excusés

Cheurpe – Attaché de communication

Objet :
- Transmission des papiers de l'asso
- Rassemblement annuel, autres rassos où le club participe
- Boutique
- Cartes de visite
- Questions diverses

Heure de début de la réunion : 18h30.

Rédaction du CR: par dérogation de Super5GL1986 : Super Cinci Le 02/02/2016

- Transmission des papiers de l'asso
Xeror a fait le nécessaire, les documents transitent par Super5GL1986, puis vers Frasanor44. Super Cinci et Frasanor44 se réuniront au plus tôt possible dès réception pour mettre en place le fonctionnement "administratif" du club.

Dans la mesure du possible, certaines questions ne concernant que le fonctionnement interne du bureau seront débattues par petits groupes pour ne pas alourdir les réunions du bureau.

Suite à la demande de Super Cinci, vote à l'unanimité de l'ajout d'un nouvel article dans le règlement intérieur. Cet article 5bis a pour but de mettre en place la transmission immédiate des documents et autres infos sensibles dès l'élection d'un nouveau bureau. Le nouveau règlement sera rédigé et diffusé par Super5GL1986.

- Rassemblement annuel
Après étude par Frasanor44 des différentes possibilités, notamment en termes de déplacements, le bureau s'est mis d'accord à l'unanimité sur le lieux et la date. Le sujet sera ouvert dans les dispositions prévues lors de la dernière réunion du bureau. Nous ferons tout notre possible pour faire de ce rassemblement un moment fort et inoubliable.

Frasanor44 organisera un premier déplacement de repérage courant avril, accompagné de qui pourra, suivant ses dispos…

L'idée d'une expo (stand) ainsi qu'une "entrée payante" n'a pas été retenue, avec comme principale raison la volonté de diriger nos efforts sur le rassemblement en lui-même : nous n'aurons pas le temps de gérer ça, le week-end sera déjà très court.

- Autres rassos où le club participe
Nous décidons finalement (en revenant sur notre dernière décision), afin que chacun puisse s'organiser, d'ouvrir tous les topics sur ces rassemblements dans la section du club. Frasanor44 et Cheurpé s'en chargent.

Flames : deux seront commandées d'ici fin février. Elles seront dispatchées lors du rassemlement de la Turballe : une pour le grand ouest et une en RP. Des membres seront choisis pour stocker une flame dans leurs régions et en seront garants.

- Boutique
Un nouvel objet est en commande, l'ouverture d'un nouveau topic sur le forum sera faite dès réception (une surprise qui devrait plaire à Super Cinci et Cheurpé).

Autocollants pour capot (refabrication) : pour rester dans l'origine au maximum, trois couleurs seront proposées : noir, marron, gris. Etant donné que la version "inversée" semble plaire, elle sera aussi proposée dans les trois couleurs. Une première commande de 20 exemplaires de chaque est passée, un topic dans la section boutique sera ouvert dès réception des premiers lots par Super5GL1986 (10 jours max).

Bon de commande. Super5GL1986 nous a distribué et rappelé l'existence d'un bon de commande qui sera principalement utilisé sur les stands (rassos, expos). Les commandes par mail restent valides.

- Cartes de visite
Des cartes de visite seront éditées. Elles reprendront le format des cartes de membre au recto, et tous les membres du bureau seront listés au verso, avec fonction et numéro de téléphone, en plus du mail du club

- Flyer
Un flyer est déjà disponible en téléchargement. Il y sera ajouté un encart pour note perso (par exemple lorsqu'on le glisse sous l'essuie-glace, sur un parking, sans rencontrer le propriétaire de la voiture.

- Prochaine réunion du bureau
Mardi 16/02/2016, 19h00. Nous nous efforçons de trouver une récurrence acceptable par rapport aux obligations persos de chacun, restons humains avant tout!

Fin de la réunion à 19h50. Un premier compte-rendu a été fait dans la foulée à Cheurpé qui nous a indiqué son accord sur tous les points.


Modifié par Super_Cinci
Oubli d'un troisième point sur le rasso annuel
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Top tout cela je suis contente de voir que le petit encart sur le Flyer a été accepter. Chapeau les mecs pour ce boulot accompli

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Merci pour votre transparence et ces rapports aussi intéressants que détaillés ! :top:

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Merci pour votre transparence et ces rapports aussi intéressants que détaillés ! :top:

J'ai oublié un point dont on a parlé à propos du rasso annuel : L'idée d'une expo (stand) ainsi qu'une "entrée payante" n'a pas été retenue, avec comme principale raison la volonté de diriger nos efforts sur le rassemblement en lui-même : nous n'aurons pas le temps de gérer ça, le week-end sera déjà très court.

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J'ai oublié un point dont on a parlé à propos du rasso annuel : L'idée d'une expo (stand) ainsi qu'une "entrée payante" n'a pas été retenue, avec comme principale raison la volonté de diriger nos efforts sur le rassemblement en lui-même : nous n'aurons pas le temps de gérer ça, le week-end sera déjà très court.

Ce n'ai pas plus mal non plus je pense.

Merci a vous de la communication :jap:

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[...] L'idée d'une expo (stand) [...] n'a pas été retenue [...]

Ce n'est pas grave, une idée n'est bonne que lorsqu'elle est réalisable ! ;)

Merci pour le retour ! :top:

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Ce n'est pas grave, une idée n'est bonne que lorsqu'elle est réalisable ! ;)

Merci pour le retour ! :top:

La question a eu le mérite d'être posé !!!! Merci a toi , c est comme ça que l on avance .

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le nouveau réglement intérieur est en ligne depuis hier soir

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Merci de toutes ces precision et cette transparence (meme si je ne suis pas encore membre du club) ;) bravo a vous :top:

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Réunion N°3 du 16 février 2016

PRESENTS Frasanor 44 – Président/Trésorier Super5GL1986 – Secrétaire / Chargé BoutiqueSuperCinci – TrésorierErmi – Webmaster / Chargé VisuelCheurpe – Attaché de communication
Excusés

Objet :
- Point du Trésorier et du Secrétaire
- Demande de vote du bureau pour changement de banque
- Rassemblement annuel
- Questions diverses

Heure de début de la réunion : 19h00.

Rédaction du CR: par dérogation de Super5GL1986 : Super Cinci Le 17/02/2016

- Point du Trésorier et du Secrétaire
Le Trésorier et le Secrétaire se sont concertés vendredi dernier pour mettre en place un fonctionnement clair des adhésions, boutique et plus généralement de la comptabilité. Aucun changement notable pour les membres, mais plus simple pour le bureau.

- Demande de vote du bureau pour changement de banque
La banque actuelle (Société Générale) nous prélève 9,50€ par mois pour "frais de gestion de compte" et a mis un mois pour organiser un RDV pour la mise en place du nouveau Trésorier. Super Cinci a eu une proposition du Crédit Agricole : les mêmes services, avec quelques nouveautés, gratuitement, et ouverture immédiate d'un compte. Seul inconvénient, le guichet n'est accessible que dans les Côtes d'Armor (22).
Super Cinci propose : - mise en place de ces droits à la société générale; - ouverture d'un compte opérationnel au CA22; - mise en sommeil du compte SG; - bascule vers le CA22 une fois que tout est réglé à la SG. Les trois premiers points seront faits vendredi et samedi, le quatrième plus tard.
Le bureau vote cette solution à l'unanimité. Il en résulte une économie annuelle de 114€. Super Cinci se charge d'informer l'ensemble des membres de la modification du RIB qui ne devra plus être utilisé à compter du vendredi 19/02/2016.

- Rassemblement annuel
Ouverture du topic "public" sur le forum, afin que tout le monde puisse commencer à s'organiser.
Une cession de reconnaissance devrait être prévue avec Frasanor44, Super Cinci, et les membres concernés par l'organisation qui pourront se déplacer.
Prévision de la commande des plaques du rasso.

- Questions diverses
Mise en place du FTP qui sert principalement d'archive / cloud pour le bureau, et un espace téléchargement des docs à jour du club.
Les "Autocollants capot" sont prêts, ils seront expédiés à GL le 18/02.
De nouveaux articles en boutique devraient voir le jour, dont un dès la semaine prochaine.
Relances et mises à jour de la comm en cours dans les revues spé (par Cheurpé).
Communication locale : Il ne nous semble pas inutile de faire parler du club dans nos bourgades. Il y a certainement des gens qui n'osent pas être fiers de leurs supercinq, voir qu'un club existe pourrait les motiver à nous contacter.

- Prochaine réunion du bureau
Heu… un mardi, certainement. Nous estimons avoir abordé les points les plus urgents. les membres du bureau continueront à se contacter (ce qui représente actuellement 2 à 3 heures d'appels téléphoniques / skype et une quarantaine de mails par semaine) pour les petites questions. La présente réunion n'était pratiquement que de la confirmation de tout ce qui avait déjà été vu en "petits commités". La prochaine réunion sera organisée quand il y aura suffisamment de questions.

Fin de la réunion à 20h30.

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C'est vraiment sympa ces CR, cette transparence est tout à votre honneur ! :):top:

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C'est vraiment sympa ces CR, cette transparence est tout à votre honneur ! :):top:

Au nom de l equipe , merci a toi .

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Réunion N°4 du 8/03/2016

Objet :

-Rassemblement 2016 (état des recherches , déplacement en Avril , cerfa …. ):

  • *les recherches avancent bien , des contacts déjà établi , le tout répertorié sur une carte afin de donner un sens logique et une optimisation de ce week end .

  • *un repérage est prévu pour le 2 eme ou 3 eme weekend d avril (a ajuster) , avec l aide des supercinquistes locaux qui on la connaissance du terrain et de la region ( a recontacter ) .

    *une déclaration de rassemblement sera faite en préfecture a la vue du nombre de participants pour le rasso2016 .

    *échange sur la participation financière du club (le trésorier se penche sur un estimatif provisionnel )

    -Flamme club:
  • *Deux Flammes a commander (sur le même model que la première) une en RP , une en Region Bretagne Pays de la Loire .

  • -Barnum ?:

    *Le club ne possédant pas de Barnum pour ses activités (expo et rassemblements) , le bureau a décidé d investir sur le même model que celui qui a été prêté et acheté par 2 de nos membres (je ne les cites pas , mais MERCI a eux). Ce stand sera floqué aux couleurs du club grâce aux moyens mis a disposition par notre trésorier (Merci a lui)

    -Cartes :

  • *Une série de Carte de visite est en cours de réalisation par votre/notre webmaster.


  • -Ressenti des 2 premiers mois (trésorerie , boutique , rôle de chacun , orga , com )
  • *Chacun des membres du bureau exprime le fait de trouver sa place et sa fonction au sein du bureau .

    *Démarrage timide des nouveaux produits boutique , il est vrai que c est très frais , nous espérons que cela va se mettre en route petit a petit .

    *Le groupe désire travailler des que possible sur le soutien technique du Club

    ex: remettre en place des tutos , info technique , réferences etc .... a faire paraître sur le bulletin es5ence (ce qui avait été fait sur les premiers numeros) . Mettre en consultation les documents techniques que possède le club , lors de nos rencontres .

Heure de début de la réunion :19h00

Heure de fin de la réunion :20h30

Rédaction du CR: Le 08/03/2016 par Frasanor44

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Merci encore pour ce rapport ! :top:

C'est quoi un "Flamme club" et un "Barnum" ?

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Parfait ce rapport :jap:

Bien d'anticipé la déclaration pref !

Zorro, un barum, c'est les chapiteaux que l on vois généralement lors des expo/foire/marché

et le flamme club, moi j appel ça un drapeau :nosweat:

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Merci encore pour ce rapport ! :top:

C'est quoi un "Flamme club" et un "Barnum" ?

Flamme : mini_160308112828983961.jpg

Barnum : Stand , Tonelle

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ok ! merci pour les explications !

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Parfait ce rapport :jap:

Bien d'anticipé la déclaration pref !

Zorro, un barum, c'est les chapiteaux que l on vois généralement lors des expo/foire/marché

et le flamme club, moi j appel ça un drapeau :nosweat:

Nous pensons que c est important (et obligatoire) vu le nombre .Et il faut l envoyer 2 mois avant .

ok ! merci pour les explications !

:):):):):top::top::top::top:

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